Перечисление аванса контрагенту может привести к судебному спору. В таких делах суд оценивает не договор, а процесс принятия решения и поведение руководителя
Перевод денежных средств контрагенту — это ежедневная, рутинная операция в рамках хозяйственной деятельности любой компании. В целях получения услуг заказчик перечисляет денежные средства в виде авансов, займов, инвестиционных вложений. В результате заказчик рассчитывает на получение результата через определенный период времени в виде выполненных работ или оказанных услуг. Компании, которые оказывают эти услуги, объясняют, что сначала им нужно получить денежные средства от заказчика для закупки сырья, запуска производства, привлечения персонала, выполнения проектных или сервисных. Также предоплата служит дополнительной гарантией того, что заказчик не откажется от своих обязательств по оплате в будущем.
В существующих реалиях ошибки при выборе контрагента и принятии решения о перечислении ему денежных средств входят в число самых дорогих управленческих ошибок. Все чаще такие решения становятся предметом судебных разбирательств, в рамках которых убытки пытаются возложить не на компанию, а персонально на ее руководителя.
Для бизнеса аванс является инструментом ускорения процессов, подтверждением платежеспособности заказчика. В рамках судебного процесса аванс воспринимается, как риск, который компания осознанно на себя приняла.
При перечислении значительной суммы денежных средств до оказания услуги, возникает вопрос о том, насколько обоснованным было доверие к этому партнеру.
Если, по итогу, обязательства не исполнены, а деньги утрачены, анализ начинается не с договора и не с платежных поручений. Он начинается с оценки поведения руководителя при принятии решения о перечислении денег:
- какие риски были выявлены;
- какие меры контроля были предусмотрены;
- кто и на каком уровне принимал решение.
Во многих компаниях, с которыми работает наша фирма, до сих пор используется единый стандарт проверки. Он включает в себя учредительные документы, базовую финансовую информацию, открытые источники, рекомендации. Формально это корректно, но этого недостаточно.
Судебная практика исходит из того, что универсальный подход к разным по значимости сделкам свидетельствует об отсутствии риск-ориентированного управления. Иными словами, если многомиллионная сделка проверялась так же, как типовой договор на небольшую сумму, это рассматривается как управленческий дефект и отсутствие выстроенной системы бизнес-процесса по проверки контрагентов.
С точки зрения корпоративного управления проверка контрагента это не юридическая формальность, а элемент системы управления рисками. Ее целью является ответ на вопрос о том, допустимо ли перечислять этому партнеру деньги до получения результата.
Генеральному директору необходимо выстроить такую систему внутри компании, при которой, помимо общих критериев проверки буду исследованы и установлены следующие обстоятельства в отношении потенциального контрагента:
Фактические ресурсы
Способен ли контрагент исполнить обязательства за счет собственных или контролируемых ресурсов, обладает ли он соответствующими мощностями.
Модель исполнения
Понятно ли, кто именно будет выполнять работу, какие третьи лица будут задействованы и как будут распределяться денежные потоки после получения аванса.
Экономика сделки
Соразмерны ли заявленные расходы, сроки и ожидаемый результат. Насколько выполнение обязательств зависит от предоплаты.
Судебная история
Как контрагент ведет себя при конфликтах. Исполняет ли обязательства, возвращает ли авансы, в каком количестве судебных споров участвует. В каких судебных спорах участвуют руководители и бенефициары контрагента как физические лица. Имеются ли трудовые споры с работниками.
Регуляторные и налоговые риски
Может ли сотрудничество привести к неблагоприятным налоговым последствиям для заказчика в виде блокировок счетов, доначислений НДС и т.д. Был ли контрагент участником налоговых проверок по разрывам цепочки поставок по НДС. Готов ли контрагент предоставить данные, составляющие налоговую тайну.
Связи и заинтересованность
Есть ли личные или корпоративные связи, влияющие на выбор партнера, и зафиксированы ли они. Есть ли заинтересованность менеджмента заказчика в выборе определенного контрагента.
В случае спора ключевое значение имеет не то, что обсуждалось, а то, что было зафиксировано. Наличие внутреннего отчета или заключения по контрагенту в письменном виде принципиально меняет правовую оценку действий руководителя при принятии решения о взаимодействии с контрагентом.
Отчет о проверке контрагента будет указывать на то, что риски были выявлены, они были проанализированы и взвешены, решение о взаимодействии с контрагентом принималось разумно и добросовестно.
Современные бизнес-процессы и их оценка в суде не требуют от генерального директора личного участия в проверке каждого контрагента. Однако от него ожидается построение и организация системы, в которой:
- сделки разделяются по уровню риска;
- для каждого уровня установлен объем проверки;
- нестандартные решения поднимаются на уровень руководства;
- обстоятельства отклонения от стандартов фиксируются;
- на каждого контрагента имеется готовый отчет о проверке.
Отсутствие выстроенной системы контроля будет трактоваться против генерального директора. Более того, система контроля должна осуществлять периодический мониторинг действующих контрагентов, так как финансовое и операционное состояние любой компании может существенно изменяться за короткий промежуток времени.
Личное же участие генерального директора необходимо, когда
- сумма денежных средств, которую планируется перечислить существенно превышает обычный уровень по компании;
- сделка нетипична для компании или стратегически важна;
- проверка выявила значимые риски;
- контрагент новый или проект критичен по срокам и финансированию.
В современной практике генеральный директор отвечает не за то, что бизнес иногда терпит неудачи, а за то, как принимались решения в условиях риска. Суду при рассмотрении подобных споров важно увидеть сам процесс принятия решения.
Система проверки контрагентов не гарантирует отсутствия потерь. Но именно она позволяет показать, что руководство действовало разумно, последовательно и в интересах компании.
Поэтому сегодня система проверки контрагентов — это инструмент персональной защиты руководителя от убытков.
